penjaminan mutu

Manajemen Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Di Indonesia

I.       PENDAHULUAN

Perguruan Tinggi merupakan lembaga penyedia jasa layanan masyarakat di bidang pendidikan. Jasa layanan itu sering sering dinyataka dalam bentuk janji kepda masyarakat untuk diterima dan didukung. Kelangsungan hidup perguruan tingggi tidak lepas dari masyarakat pendukung maupun masyarakat pendukung maupun masyarakat yang berkepentingan dengan steakholder. Masyarakatlah yanga member masukan sumber daya dan dana yang diperlukan bagi penyelenggaraannya, dan masyarakat pula yang nantinya akan menerima atau memanfaatkan hasil pelayanan yang diberikan oleh perguruan tinggi. Ada hubungan dan pertukaran saling memberi dan menerima (take and give) antara perguruan tinggi dengan masyarakat, dan sebaliknya. Karena itu, wajarlah apabila perguruan tinggi dituntut tanggung jawabnya atas jasa layanan yang dinyatakan dan dijanjikan kepada masyarakat. Tanggung jawab itu dinyatakan sebagai akuntabilitas perguruan tinggi atas peran dan fungsi yang dijalankan; atas kinerja penyelenggaraanya; atas pelayanan yang diberikannya. Bagaimana mendayagunakan sumber daya dan dana yang ada, dan seberapa tinggi kinerja yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah menjadi komitmennya. Tuntutan akuntabilitas dan tanggung jawab mengharuskan perguruan tinggi member penjaminan mutu (quality assurance) kepada masyarakat.[1]

Sebagai wujud penjaminan mutu pendidikan pemerintah melalui Undang-undang Perguruan Tinggi No.22/1961dipertegas UUPT No.2/1989 telah mewajibkan perguruan tinggi melakukan evaluasi dan akreditasi. Ketentuan tentang evaluasi dan akreditasi diperbaharui lagi dengan pernyataan yang lebih jelas dan tegas dalam UU Sistem Pendidikan Nasional No.20/2003 dan PP tentang Standar Nasional Pendidikan yang menyatakan bahwa penjaminan mutu adalah wajib, baik internal (evaluasi diri) maupun eksternal (akreditasi). Berkenaan dengan UU dan PP  tersebut, pemerintah memiliki instrument kebijakan berupa Peraturan Pemerintah tentang Perguruan Tinggi yang berlaku yang menyatakan bahwa penilaian mutu dilakukan oleh badan akreditasi yang mandiri. Tujuannya untuk melakukan pengawasan dan pembinaan mutu perguruan tinggi dan untuk memeberi jaminan kepada masyarakat mengenai mutunya. Sebagai wujud penjabaran Undang-undang dan Peraturan Pemerintah maka Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud) mendirikan Kopertais dan kemudian Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).[2]

Makalah ini berusaha mengulas manajemen penjaminan mutu perguruan tinggi di Indonesia baik secara internal maupun eksternal melalui BAN-PT. Mutu suatu lembaga pendidikan akan terlihat dari hasil akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT. masukan dan Saran sangat diperlukan untuk perbaikan makalah selanjutnya.
PEMBAHASAN

A.    Konsep Penjaminan Mutu

Proses penjaminan mutu Pendidikan Tinggi (Dikti) di suatu Perguruan Tinggi (PT) merupakan kegiatan mandiri dari Pt yang bersangkutan, sehingga proses tersebut dirancang, dijalankan, dan dikendalikan sendiri oleh PT yang bersangkutan tanpa campur tangan dari pemerintah, dalam hal ini Direktorat Jendral (Ditjen) Dikti, Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Dengan demikian, penyusunan pedoman ini tidak bertujuan mendikte PT agar menjalankan proses penjaminan mutu seperti diuraikan dalam pedoman ini, melainkan pedoman ini bertujuan memberikan inspirasi tentang factor-faktor yang pada umumnya terkandung di dalam proses penjaminan mutu dikti di suatu PT. kebijakan ini diambil karena didasari bahwa setiap PT memiliki spesifikasi yang berlainan, antara lain dalam hal ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan.[3]

            Mengenai posisi dan arti penting penjaminan mutu dikti di suatu PT dapat dikemukakan bahwa di masa mendatang, eksistensi suatu Pt tidak semata-mata bergantung pada pemerintah, melainkan terutama bergantung pada penilaian pemangku kepentingan (steakholder), yaitu mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak-pihak lain yang berkepentingan, tentang mutu dikti yang diselenggarakan.

            Agar eksistensinya terjamin, mau tidak mau PT harus menjalankan penjaminan mutu dikti yang diselenggarakannya. Perlu dikemukakan bahwa karena penilian pemangku kepentingan senantasa berkembang, maka penjamnan mutu juga harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tersebut secara berkelanjutan. Penjaminan mutu itu mempunyai arti penting, bersosialisasi dengan pemikiran besar. Adapun factor-faktor yang pada umumnya terkandung di dalam proses penjaminan mutu dikt antara lain adalah rumusan atau definisi, konsep, tujuan strategi, butir-butir mutu, dan manajemen kendali mutu dan proses penjaminan mutu.[4]

1.      Definisi Penjaminan Mutu

Secara umum, yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian, penjaminan mutu dikti adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan dikti secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan memperoleh kepuasan.[5] Dengan kata lain penjaminan mutu bertjuan memeberikan kepuasan pelanggan.

2.      Konsen Penjaminan Mutu

Dikti di Perguruan Tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila :

a.       Perguruan Tingggi tersebut mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif),dan

b.      Perguruan Tinggi tersebut mampu memenuhi kebutuhan pemangku kepetingan (aspek induktif), berupa kebutuhan kemasyarakatan (social need), kebutuhan dunia kerja (industrial needs), dan kebutuhan professional (professional needs).

Dengan demikian, PT harus mampu merencanakan, menjalankan, dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebgaimana diuraikan.

3.      Tujuan Penjaminan Mutu

Tujuan penjaminan mutu adalah untuk memelihara dan meningkatakan mutu dikti secara berkelanjutan yang dijalakan oelh suatu PT secara internal untuk mewujudkan visi dan misisnya, serta untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan melalui penyelenggaraan Tridarma Perguruan Tinggi.

Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjamina mutu yang diajalankan secara internal oleh PT akan dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh BN-PT atau lembaga lain secara eksternal. Dengan demikian, objektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu dikti secara berkelanjutan di suatu PT dapat diwujudkan.

4.      Strategi Penjaminan Mutu

Suatu penjaminan mutu membutuhkan beberapa strategi, strategi penjaminan mutu dikti di Indonesia, antara lain:

a.       Ditjen dikti, Depdiknas, menetapkan penjaminan mutu dikti di PT,

b.      PT menggalang komitmen untuk menjalankan penjaminan mutu dikti yang diselenggarakannya,

c.       PT memilih dan menetapkan sendiri standar mutu dikti yang diseleggarakannya untuk setiap program studi,

d.      PT menetapkan dan menjalankan organisasi berserta mekanisme kerja penjamina mutu dikti, dan

e.       PT melakukan bencemarking mutu dikti secara berkelanjutan, baik ke dalam maupun ke luar negeri.

5.      Butir-butir Mutu

Sebagaimana dikemukakan  sebelumnya, PT memilih dan menetapkan sendiri standar mutu dikti untuk setiap program studi. Penilaian dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut dengan btir-butir mutu, diantaranya :

a.       Kurikulum program studi,

b.      Sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang),

c.       Mahasiswa,

d.      Proses pembelajaran,

e.       Prasarana dan sarana,

f.       Suasana akademis,

g.      Keuangan,

h.      Penelitia dan publikasi,

i.        Pengabdian kepada masyarakat,

j.        Govermence,

k.      Manajemen lembaga,

l.        System informasi, dan

m.    Kerjasama dalam dan luar negeri.

6.      Proses Penjaminan Mutu

Penjaminan mutu dikti di Pt dijalankan melalui berbagai tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut :

a.       PT menetapkan visi dan misi PT yang bersangkutan,

b.      Berdasarkan visi dan misi PT tersebut, setiap program studi menetapkan visi dan misi program studinya,

c.       Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oelh rogram studi terkait menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu sebagaimana telah disebutkan,

d.      Standar mutu dirumuskn dan ditetapkan dengan meramu visi PT (secara deduktif) dan kebutuhan pemangku kepentingan (secara induktif). Sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur, yaitu mengandug unsure Audience, Behaviour, Competence, dan Degree (ABCD),

e.       PT menetapkan organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu,

f.       PT melaksanakan penjaminan mutu degan menerapkan manajemen kendali mutu, dan

g.      PT mengevaluasi dan merevisi standar mutu mellui benchmarking secara berkelanjutan.

7.      Manajemen Kendali Mutu

Penjaminan mutu dikti di PT dapat diselenggarakan melalui berbagai model manajemen kendali mutu. Salah satu model manajemen yang dapat digunakan adalah model plan, Do, Check,dan Action (PDCA) yang akan menghasilkan perbaikan berkelanjutan mutu dikti di PT. beberpa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemnen kendali mutu berbasis PDCA adalah :

a.      Quality first

Semua pikiran dan tindakan pengelola dikti harus memprioritaskan mutu,

b.      Stakeholder-in

Semua piiran dan tindakan pengelola pendidikan harus ditujukan pada kepuasan seluruh pemangku kepentingan.

c.       The next process is our stakeholders

Setiap orang yang melaksanakan tugas dalam proses dikti harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai pemangku kepentingan yang harus dipuaskan,

d.      Speak with data

Setiap pelaksana dikti harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa, dan

e.       Upsteam manajemen

Semua pengabilan keputusan di dalam proses dikti dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif.

B.     Pelaksanaan Penjaminan Mutu

Agar penjaminan mutu dikti di PT dapat dilaksanakan, maka terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi agar pelaksanaan penjaminan mutu tersebut dapat mencapai tujuannya, yaitu komitmen, perubahan paradigm, dan skap mental para pelaku proses dikti, serta pengorganisasian penjaminan mutu di PT.

Komitmen

Para pelaku roses dikti suatu PT, baik yang memimpin maupun yang dipimpin harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu dikti yang diselenggarakannya. Tanpa komitmen ini di semua lini, organisasi suatu Pt, niscaya penjaminan mutu dikti di PT tersebut akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan. Terdapat aneka cara yang dapat dipilih untuk menggalang komitmen dar semua lini di suatu PT, tergantung dari ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari /di PT tersebut.

Perubahan Paradigma

Paradigm lama penjaminan mutu, yaitu mutu dikti di suatu PT akan dapat dipelihara serta ditingkatkan apabila dilakukan pengawasan atau pengendalian yang ketat oelh pemerintah dalam hal ini, Ditjen Dikti Depdiknas harus diubah menjadi suatu paradigm baru. Paradigm baru penjaminan mutu dikti, yaitu PT harus menjaga dan meningkatkan mutu dikti yang diselenggarakannya agar visinya dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi, serta agar para pemangku keputusan dapat dipuaskan. Dengan paradigm barau tersebut, tugas pengawasan oleh pemerintah diringankan, akuntabilitas PT meningkat, pemangku kepentingan berperan lebih besar dalam menentukan mutu dikti di suatu PT

Sikap Mental

Harus diakui bahwa sebagian besar PT di Indonesia menyelenggarakan dikti tanpa didahului dengan perencanaan. Dapat dikemukakan fakta bahwa dalam skala makro, Rencana Induk Pengembangan (RIP) suatu PT, sebagian disusun untuk memenuhi persyaratan akreditasi, sedangkan dalam skala mikro dapat dikemukakan fakta tentang rendahnya persentase dosen yang membuat rencana pembelajaran berupa Satuan Acara Perkuliahan (SAP), dan masih banyak lagi fakta yang menunjukkan bahwa suatu PT menjalankan dikti tanpa perencanaan. Kalaupun terdapat perencanaan pada umumnya bukanlah karena kebutuhan, melainkan karena persyaratan perizinan atau akreditasi. Sikap mental semacam ini harus diubah pada suatu sikap mental baru, yaitu merencanakan pekerjaan dan mengerjakan rencana (plan your work and work your plan).

Pengorganisasian

Tidak terdapat pola baku yang harus diikuti oleh semua PT mengenai pengornaisasian dan mekanisme kerja organisasi penjamin mutu dikti di suatu PT. Pengorganisasian penjaminan mutu dikti di suatu PT sangat bergantung pada ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di PT tersebut. Kebebasan menentukan model pengorgnisasian penjaminan mutu dikti di PT masing-masing sesuai dengan karakter kemandirian PTdi Indonesia di masa mendatang. Factor terpenting yang perlu mendapat perhatian dalam pengorganisaian penjaminan mutu dikti adalah bahwa pengorganisasian tersebut mampu menumbuhkan kesepahaman tentang penjaminan mutu dikti di PT tersebut yang pada gilirannya akan menumbuhkan sikap suportif dari seluruh komponen di PT itu terhadap upaya penjaminan mutu dikti.

C.    Sistem Penjaminan

Sistem penjaminan mutu mengaplikasikan suatu metode untuk meninjau nilai suatu organisasi, stelah misi disetujuai, system penjaminan mutu mengharuskan organisasi untuk menyetujui metode pelaksanaan segala sesuatu dalam organisasi itu. Penjaminan mutu mengenal sebuah konsep yang disebut interface . Teori penjaminan mutu mengatakan bahwa titik kritis yang menjamin mutu adalah interface antara dua fungsi . Karakteristik interface tersebut adalah sebgai berikut :

1.      Dalam interface ada penyerahan dan penerima,

2.      Penerima menerima sesuatu dalam suatu bentuk yang disetujuai,

3.      Sistem penjaminan mutu mengharuskan adanya standar atau format yang disetujuai bersama pada saat suatu tugas diserahkan,dan

4.      Menyetujui satndar ini merupakan bagian yang penting dalam penjaminan mutu.

Aspek penting dalam suatu system penjaminan mutu adalah kebijakan mutu, kebijakan mutu yang ditetapkan mencakup beberapa hal sebagai berikut :

1.      Dokumen harus dalam bentuk yang dapat dimengerti dan digunakan semua staf, jelas,dan spesifik, serta mengyangkut siapa saja yang bertanggung jawab, menyiapkan, dan melaksanakan system penjaminan mutu.

2.      Bagaimana system diawali dan dievaluasi,

3.      Untuk fungsi apa prosedur dibuat,

4.      Bagaimana implementasi prosedur dimonitoring, dan

5.      Bagaimana kesalahan pada prosedur akan diperbaiki.

Selain dokumen mutu tersebut, terdapaaspek lan yang menerjemahkan kebijakan mutu pada taraf operasional, yaitu prosedur mutu. Prosedur mutu mencakup beberapa hal sebagai berikut :

1.      Tidak semua hal dalam suatu organisasi dapat masuk dalam system penjaminan mutu,

2.      Suatu organisasi harus mengidentifikasi fungsi atau tugas yang kinerjanya sangat memengaruhi mutu jasa seperti yang dirasakan pengguna,

3.      Dalam sebuah PT terdapat beberapa hal penting, yaitu penerimaan mahasiswa, perencanaan kurikulum, penilaian, sumber belajar, kemajuan mahasiswa, fasilitas untuk mahasiswa, penerimaan dosen, dan peningkatan mutu dosen,

4.      Prosedur adalah metode yang jelas dan sistematis bagaimana siuatu fungsi akan dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagian/langkah di dalamnya.

Dalam menjalankan suatu proses penjaminan mutu, diperlukan adanya suatu proses evaluasi yang komprehensif dalam bentuk pengauditan. Pengauditan dalam proses penjaminan mutu mencakup beberapa aspek sebagai berikut :

1.      Auditing, yaitu cara organisasi untuk mengecek bahwa seluruh prosedur benar-benar dijalankan,

2.      Pengecekan yang teratur dilakukan secara sistematis untuk mengidentifikasi apakah prosedur untuk fungsi tertentu diapakai atau tidak,

3.      Hal yang diaudit adalah prosedur, bukan orang.

Stelah proses auditing dalam system penjaminan mutu dilaksanakan, perlu dilakukan suatu tindakan korektif terhadap keseluruhan proses. Tindakan korektif memiliki beberapa arti penting, yaitu sebagai berikut :

1.      Audit saja tidak cukup untuk menjamin bahwa system penjaminan mutu berjalan,

2.      Tindakan korektif diperlukan, jika dalam audit ditemukan bahwa prosedur tidak dilakukan, perlu segera dilakukan perbaikan.

Tinjauan manajemen merupakan bagian terpenting dalam proses penjainan mutu karena akan merangkum data mengomunikasikan keseluruhan proses yang dijalankan dalam system penjaminan mutu. Tinjauan mnajemen dilaksanakan untuk beberpaa kegiatan sebagai berikut :

1.      Bagian terakhir dalam system penjaminan mutu adalah tinjauan manajemen,

2.      Manajemen melakukan pertemuan teratur untuk mengevaluasi seberapa jauh system penjaminan mutu memenuhi kebutuhaan organisasi dan pelanggan serta seberapa baik system dijalankan,

3.      Apakah audit dilakukan pada saat yang tepat?,

4.      Apakah masalah yang ditemukan saat audit telah segera dibetulkan?,

5.      Apakah prosedur telah ditinjau secara tertur dan diperbaiki bila perlu diperbaiki?,

6.      Apakah misi masih relevan?.

Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu penjaminan mutu interdan dan eksternal.

Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi

Internal Quality Assurance bentuknya berupa evluasi diri yang dilakukan oleh program studi atau institusi perguruan tinggi. Tujuannya untuk memperbaiki kinerja dan member penjaminan mutu internal, khususnya kepada para steakholder internal perguruan tinggi, seperti para pemimpin, dosen, peneliti, karyawan, dan mahasiswa. Beragam bentuk pengembangan system penjaminan mutu internal pada berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Ada perguruan tinggi Indonesia yang mengembangkan lembaga/badan, namun, ada pula yang sama sekali tidak mengembangkan system dan tidak mendirikan organisasi.[6]

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal Perguruan Tinggi

External Quality Assurance dari lembaga di luar perguruan tinggi yang independen, memiliki kredibilitas, profesionalitas, dan kewenangan untuk melakukan akreditasi. Lembaga eksternal baik nasional, regional, atau internasional kelak dapat melakukan penjaminan mutu kapada masyarakat (steakholder) dalam bentuk akreditasi. [7]

Baik system penjaminan mutu internal maupun eksternal tidak akan berdampak terhadap perbaikan mutu, apabila tidak dipadukan menjadi satu dasar dengan system perbaikan mutu berkelanjutan. Dua system dalam satu daur oerbaikan mutu berkelanjutan dapat dijadikan sebagai perencanaan dan merumuskan kebijakan mutu perguruan tinggi Indonesia ke depan. Hubungan dua system dalam satu daur perbaikan mutu berkelanjutan di atas dapat digambarkan dalam suatu matriks sebagai berikut :

Sistem Mutu Terpadu

Manajemen Mutu Terpadu

Kebijakan Mutu Terpadu

Sistem Perbaikan Mutu Berkelanjutan

Sistem Penjaminan Mutu

Evaluasi Diri

Akreditasi Mutu

Hubungan system mutu terpadu dan system penjaminan mutu dlam satu daur perbaikan mutu berkelanjutan

Pelaksanaan system penjaminan mutu dalam daur perbaikan mutu berkelanjutan pada perguruan tinggi dapat dilakukan melalui empat tahap kegiatan, yaitu 1) memperbaiki perencanaan mutu, 20 mempertegas komitmen kebijakan mutu yang implementatif, 3) melakukan pengorganisaisian mutu dengan tatakelola yang baik, 4) melakukan evaluasi dan pemantauan. Empat tahap kegiatan ini perlu dipertegas dengan komitmen kebijakan Mendiknas dan Dirjen Dikti karena kebijakan ini bukan hanya dibutuhkan untuk perbaikan mutu, tetapi juga dibutuhkan sebagai jaminan kapada masyarakat , khususnya para steakholder.

III.             KESIMPULAN

Sesuai dengan penguraian makalah di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa di dalam penjaminan mutu perguruan tinggi,dapat dilakukan melalui Penjaminan mutu Internal (evaluasi diri perguruan tinggi) dan eksternal (melalui akreditasi oleh BadN Akreditasi Nasional).

Daftar Pustaka

Hanief Saha Ghafar,Manajemen Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Di Indonesia suatu analisis kebijakan, Jakarta: Bumi aksara,2008.

Serian Wijatno,Pengelolaan Perguruan Tinggi Secara Efisien, Efektif, Dan Ekonomis,Jakarta:Salemba Empat,2009.

Syahrizal Abbas,Manajemen Perguruan Tinggi,Jakarta: Kencana Prenata Media Group,2009.

Maragustam Siregar,Khoirul Anwar, SSabarudin, Muhammad Qowim,Pedoman Pengembangan Mahasiswa Menjadi Pembelajar Sukses,Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga,2008.

---

[1] A.Hanif Saha Ghafur,Manajemen Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi di Indonesia,2008.Jakarta:Bumi Aksara,hal.5

[2] BAN-PT didirikan pertama kali berdasarkan SK.Mendikbud No.0326/U/1994 tanggal 15 Desember 1994.

[3] Serian Wijatno,Pengelolaan Perguruan Tinggi Secara Efisien, Efektif,dan Ekonomis,2009,Jakarta:Salemba Empat,hal.200

[4] Ibid,hal.200

[5] Ibid,hal.201

[6] A. Hanif Sha Ghafur,hal.90

[7] Ibid,hal.90